Vamos tratar hoje de um assunto muito importante para qualquer organização, vamos falar de gerenciamento financeiro.
Se você está passando dificuldades no gerenciamento das informações financeiras da sua empresa, por favor leia este texto.
Entendemos que cada negócio tem as suas particularidades, seus desafios e regras. Embora saibamos disso, temos certeza que todas as empresas têm o desafio de controlar o dinheiro que entra e sai, suas receitas e despesas.
Vamos entender um pouco melhor sobre Despesas e Receitas.
Receitas: A receita é o direito da empresa de receber um determinado montante, no imediato ou num momento futuro. Resulta, por exemplo, de operações de venda de bens e de prestação de serviços.
Despesas: Despesa é a obrigação que a empresa tem de efetuar um determinado pagamento, no imediato ou em momento futuro. Está relacionada, por exemplo, às operações de compra de bens e serviços.
Beleza, já entendemos o conceito de Despesas e Receitas, porém agora precisamos entender a forma correta de controlar e manipular o dinheiro que entra e sai da nossa empresa.
As despesas da empresa são as contas a pagar e as receitas são as contas a receber que a empresa tem. Vamos falar mais a respeito.
Contas a pagar:
- Compra de mercadorias (notas de compra de fornecedores)
- Despesas operacionais (Pagamentos, Luz, água, internet, etc)
- Despesas financeiras (Empréstimos, etc)
Contas a receber:
- Venda de bens ou serviço
É extremamente necessário fazer uso de um software de gestão para controlar essas informações. E este sistema precisa oferecer recursos como o cadastro de categorias e subcategorias para que o empresário tenha controle através de relatórios gerenciais.
Por exemplo, citamos acima 3 categorias que podem ser aplicadas as despesas da empresa. O sistema deve dar a opção de gerar um relatório por período, onde cada categoria e subcategoria possa ser selecionada individualmente. Da mesma forma nas receitas, caso houver mais de uma categoria ou subcategoria de receitas.
Nas operações diárias das empresas são efetuadas vendas a prazo, como vendas à vista. É necessário fazer o controle individual destas movimentações.
Ao adquirir um Sistema de Gestão avalie se ele permite controlar individualmente essas contas.
Alguns recursos na hora de efetuar as vendas a prazo são importantes, por exemplo:
- Vendas a prazo através de boletos bancários
- Vendas a prazo feitas por cartão
- Vendas a prazo feitas por carnê
Destacamos aqui a importância destes itens, já que são muito utilizados no comércio em geral. Os boletos que citamos acima também precisam ser integrados ao banco, possibilitando gerar arquivos de remessa para o banco e oferecendo a opção de importação do arquivo de retorno do banco, possibilitando a quitação automática das contas pagas.
O sistema de pagamento via cartão tem duas possibilidades:
- Cartão TEF (Transferência eletrônica de fundos)
- Cartão POS (onde o empresário apenas tem as máquinas de cartão, e realiza a operação separadamente)
Sempre que tratamos de dinheiro e recebimentos, pensamos também em controlar os clientes inadimplentes. Além disso, ter a possibilidade de enviar cartas de cobrança e consulta ao SPC é fundamental.
Resumidamente podemos sintetizar tudo que falamos até aqui em 6 itens:
- Contas a pagar
- Contas a receber
- Movimento de caixa
- Movimento de banco
- Quitações
- Relatórios gerenciais
A cereja do bolo é apostar em uma dupla de sucesso, estamos falando do poder que a automação comercial juntamente com recursos de gestão entregue para as empresas. Vamos descrever uma situação:
– Ao realizar uma compra de mercadorias para revenda na sua loja, você comprou a prazo em 3 vezes. Automaticamente o sistema acrescenta este valor na tela de contas a pagar do seu sistema, respeitando os prazos que estão na nota. No final do mês talvez você tenha várias notas de compra de fornecedores distintos. E agora você precisa de um relatório que te mostre por fornecedor quanto que você tem de despesas para pagar no mês, este é o poder da Gestão Comercial.
Agora queremos te fazer uma pergunta, como anda a organização financeira do seu negócio? Atualmente sua empresa consegue ter estes controles bem definidos, de contas a pagar e a receber, automatizado e com opções de gerenciamento através de vários tipos de relatórios?
Se a sua resposta for sim, ficamos satisfeitos e esperamos que de alguma forma este post possa ter acrescentado alguma informação relevante para o seu negócio.
Mas se a sua resposta for não, bom nesse caso queremos te apresentar o Master Key.
São 25 anos oferecendo Automação e Gestão para os nossos clientes. Todas as opções e recursos destacados neste texto, você encontra no Master Key – Software de Gestão Comercial para pequenas e médias empresas.
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Por hoje seria isso pessoal, espero que tenha sido útil de alguma forma este conteúdo.
Até mais.
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