Todos sabem da obrigação que as empresas têm de emitir notas fiscais ao
venderem seus produtos. Por outro lado, quando uma mercadoria é adquirida ou
retorna, muitos esquecem que também é necessário emitir uma nota, só que desta
vez uma nota fiscal de entrada ou de compra. Assim como a de venda, ela precisa
ser registrada e armazenada.
Mas afinal, o que é uma nota fiscal de compra, ou nota fiscal de entrada?
Emitir uma nota fiscal de entrada significa que uma empresa precisa registrar a
entrada de alguma mercadoria comprada ou serviço adquirido por ela. Ou seja, tudo
o que entra na empresa fica documentado, como a quantia de impostos gastos na
compra e serviço. Além disso, a nota fiscal de entrada também tem mais uma
função, ela garante a logística da mercadoria de forma legal, permitindo o fluxo dos
produtos entre o fornecedor e o cliente.
Mas quando emitir uma nota fiscal de entrada?
Não basta saber como lançar uma nota fiscal de entrada, é preciso ter certeza de
quando emitir uma nota fiscal de entrada é realmente necessário, considerando
questões referentes à tributação sobre a mercadoria, entre outras situações como:
● Em caso de devolução de venda. Quando o cliente pessoa física não emite
nota fiscal, há estorno do produto e da nota;
● Em caso de um autônomo encaminhar produto;
● Quando exposições – em eventos, por exemplo – voltam à empresa de
origem;
● Quando a empresa comprar mercadoria importada do exterior;
● Em caso de item arrematado em leilão ou em licitação pública.
Como lançar uma nota fiscal de entrada?
De maneira rápida e fácil, a empresa ou o usuário preenche o formulário inserindo
os dados acerca da entrada de mercadoria. Se você sabe quanto custa a
mercadoria, de qual fornecedor comprou e os dados dele e da empresa, será fácil
preencher o formulário. É importante ressaltar que os campos da nota fiscal
referentes a alíquotas e cálculos de impostos sobre a mercadoria não devem ser
preenchidas, porque a taxa de imposto será calculada ao final, na saída do item.
A emissão da nota fiscal tem duas opções: importação e emissão. Entenda
como elas funcionam:
● Importação de nota fiscal: É quando a empresa que vendeu a mercadoria
para você fornece a NF-e. Nesse caso, você vai importar o arquivo XML da
nota fiscal, registrando a entrada no controle tributário e também no estoque.
● Emissão de nota fiscal: Você próprio emite a nota fiscal que comprova que
a mercadoria entrou ou voltou para a sua empresa, processo que acontece
nos casos que listamos anteriormente. Nessa situação, o caminho é o
mesmo que o utilizado para emitir uma nota fiscal de saída
Controlar e armazenar arquivos XML
A nota fiscal eletrônica surgiu para otimizar processos, dar mais celeridade às
obrigações fiscais e, gradativamente, pôr fim aos documentos em papel. Se antes
você tinha que ter caixas para armazenar todos os registros de entrada e de saída,
agora, essa organização é digital.
E é importante que assim seja, pois até mesmo a fiscalização já se modernizou. Se
a Receita bater na sua porta, dificilmente o fiscal pedirá para checar sua papelada.
Ele vai solicitar para ver seus arquivos XML, que é o formato compatível com a NF-
e. Além de se prevenir para melhor responder a uma possível ação de rotina da
fiscalização, o controle e o armazenamento de arquivos XML colabora com a gestão
do seu negócio, permitindo conferir informações em determinada nota de maneira
fácil e ágil e evitando que escape do seu alcance um detalhe que possa trazer
prejuízos.
Você importar de forma manual e automática, entenda como funciona para
cada processo:
De forma manual:
● Para começar, acesse o portal nacional da Nota Fiscal Eletrônica;
● Entre os serviços oferecidos, destacam-se quatro: Consultar NF-e Completa,
Consultar Disponibilidade, Consultar Resumo da NF-e e Consultar
Inutilização. Como você deseja baixar a nota, escolha a primeira opção, que
traz todos os dados da nota, como emitente, destinatário, produtos e serviços
e valores;
● Para prosseguir, você tem que informar a chave de acesso — são 44
números localizados no canto superior direito da nota. Depois, preencha o
código captcha e clique em Continuar;
● Assim que a nota fiscal for localizada é possível baixá-la. Encontre o botão de
Download do documento e clique sobre ele;
● Como passo seguinte, será solicitado que você selecione o Certificado Digital
da empresa, que já deve ter sido instalado anteriormente na máquina que
você está usando;
● Ao confirmar, o download ocorrerá automaticamente.
De forma automática:
Com o Master Key, você pode ler o código de barras da nota fiscal ou digitar a
chave de acesso em nosso sistema, o qual buscará os dados e após a sua
confirmação os mesmos serão importados.
Simples, fácil e ágil!
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