O Sistema Público de Escrituração Digital, conhecido como SPED, foi criado pelo Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e é o processo de escrituração da Receita Federal que tem facilitado e desburocratizado o pagamento de impostos pelas pequenas e médias empresas brasileiras.
O sistema é dividido em três etapas, a fim de tentar simplificar o pagamento das contribuições de maneira informatizada. São elas: o SPED fiscal, conhecido internamente na Receita por Escrituração Fiscal Digital (EFD), além da Escrituração Contábil Digital (ECD) e da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
O SPED fiscal é um arquivo digital que armazena todas as informações e documentos referentes aos fiscos federal, estadual e municipal. Todos esses dados são relacionados ao período em que o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) são apurados.
Mas como ele funciona?
As pequenas e médias empresas precisam apresentar o SPED fiscal, que representa a sua respectiva escrituração, de acordo com as previsões da legislação tributária. O SPED fiscal serve para facilitar a entrega da documentação que é responsabilidade das pequenas e médias empresas, que precisam gerar esse arquivo e realizar o procedimento mensalmente.
Por ser digital, esse novo procedimento é mais ágil, menos burocrático e mais eficaz. Isso porque as empresas não precisam reunir toda documentação contábil de forma física, acumulando papéis, e a Receita Federal ainda é favorecida por ter maior controle e mais facilidade de fiscalização de todo o processo.
A Escrituração Fiscal Digital (EFD) tem de ser entregue por meio de um arquivo em formato digital que precisa ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA), disponível no próprio sistema da Receita. O arquivo digital precisa ainda ser assinado usando a certificação A1 ou A3 que deve ser emitida por uma entidade credenciada, por meio de um certificado digital (e-CNPJ).
Mas como automatizar esse processo?
O sistema do SPED é bem complexo e exige muita atenção do contribuinte durante o preenchimento dos campos. São muitos os problemas que podem acontecer no preenchimento e na entrega do SPED fiscal. Esses principais erros podem ser evitados, caso a sua empresa tenha um software que automatize todos os processos fiscais e facilite a entrega do SPED fiscal.
Alguns problemas que podem ocorrer na entrega do SPED fiscal, principalmente, para quem não faz a automatização do processo, são:
A falta de Notas Fiscais emitidas contra o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) na escrituração do SPED;
A escrituração de notas com erros na emissão no que diz respeito ao Código de Situação Tributária (CST), ao Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços (CFOP) e aos impostos por produto;
As informações erradas no Cadastro de Terceiros e Clientes;
A comercialização com empresas inaptas.
Para resolver os problemas da falta de notas fiscais emitidas com CNPJ na escrituração do SPED, é preciso garantir o recebimento das notas no prazo certo, emitida pelos fornecedores da sua empresa em formato digital, bem como o armazenamento seguro desses documentos durante 5 anos fiscais — prazo que a Receita tem para auditar o SPED. Sendo assim, é preciso ter um software específico que vai facilitar a gestão da sua empresa.
Para evitar o outro problema das notas emitidas com erros quanto aos códigos e impostos, também é indispensável o uso de sistemas tecnológicos que identifiquem e alertem sobre os possíveis erros. É impossível analisar a complexidade dessas questões com apenas documentos físicos e a olho nu. As empresas devem ainda usar os softwares para automatizar a conferência do Cadastro de Terceiros. E atualizar a base de dados do sistema.
Vale lembrar que existem ainda outros tantos problemas relacionados ao preenchimento e a entrega do SPED fiscal. Além desses que citamos anteriormente. Portanto, ter um sistema para automatizar o processo do SPED fiscal da sua empresa trará mais agilidade. Além de economia de tempo e gastos futuros, além do melhor controle da fiscalização.
Isso tudo permite que as informações da sua empresa tenham maior legitimidade junto à Receita Federal. Por isso, é importante pensar em investir nessa solução. Para evitar prejuízos futuros diante de erros simples que podem ser sanados com a aquisição de um software.
Fonte: SCE